收据通常用于以下情况：
付款证明：
当公司或个人支付款项时，如定金、货款、押金、投标保证金等，收款方应开具收据作为付款证明。
内部往来：
单位内部的材料调拨、员工押金退还等往来业务，可以使用收款收据作为成本费用入账的依据。
外部交易：
在不需要纳税的外部交易中，收款方在收取款项后，可以开具税务部门监制的收据。
行政收费：
行政事业单位收取的行政事业性收费，应使用财政部门监制的收据。
特殊场合：
税务机关扣押商品、货物或其他财产时，必须开具收据。
归还欠款：
借款人归还借款时，接收方应开具收据作为凭证。
租金和物业管理费：
租户支付租金或物业管理费后，应得到相应的收据。
赠与或捐赠：
接收方会由捐赠者提供收据用于记录赠与或捐赠的交易。
员工报销：
员工报销单据后，余款支付时应开具收据。
其他应付款：
预收款、其他应付款等情形，也可以使用收据。
需要注意的是，收据与发票不同，发票主要用于记录销售收入，而收据则更多用于记录非销售收入的收款事项。收据作为原始凭证，在入账时可能需要根据具体的收据类型和使用范围来确定其能否被接受。